Si vous effectuez une recherche sur Internet avec le mot-clé « ERP », vous constaterez qu'il existe une quantité considérable d'informations sur ce sujet. Chacun de ces sites web semble proposer sa propre interprétation du concept d'ERP, ce qui peut bien sûr prêter à confusion. Mais c'est précisément parce que les systèmes ERP constituent un outil si puissant pour vos processus d'entreprise qu'il existe autant d'informations différentes à leur sujet.
L'objectif de cet article est de vous aider à mieux comprendre comment une solution ERP peut transformer votre entreprise. Nous vous proposons une brève introduction à l’ERP et à son fonctionnement. Vous comprendrez peut-être alors mieux pourquoi tout le monde semble en parler.
L'ERP intègre les processus de tous les domaines métiers de l'entreprise
ERP est l’abréviation de Enterprise Resource Planning, mais même ce nom complet ne donne pas beaucoup d’informations sur ce qu’est un logiciel ERP ni sur ce qu’il fait.
Son équivalent en francais PGI - Progiciel de Gestion Intégrée donne un peu plus d'information sur le contenu, mais toujours pas assez pour comprendre ce qu'un ERP fait.
Un ERP (en francais progiciel de gestion intégré ou PGI) est un progiciel qui permet « de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise en intégrant l'ensemble de ses fonctions, dont la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, l'aide à la décision, mais aussi la vente, la distribution, l'approvisionnement et le commerce électronique »
L’objectif des logiciels ERP est donc de combiner toutes ces différentes fonctions en un système global afin d’optimiser tous les processus et informations à travers l’entreprise.
Les deux caractéristiques fondamentales d'un ERP sont :
- Le degré d'intégration : il définit la capacité à fournir à l'ensemble des acteurs de l'entreprise une image unique, intègre, cohérente et homogène de l'ensemble de l'information dont ils ont besoin pour jouer pleinement leur rôle ;
- La couverture opérationnelle : elle définit la capacité à fédérer l'ensemble des processus de l'entreprise dans chacun des domaines qui la constituent et ce, dans une approche transversale qui optimise sa productivité.
Un système ERP repose sur une base de données commune qui prend en charge plusieurs fonctions utilisées par différentes unités métier. En pratique, cela signifie que les employés de différents domaines métier – par exemple, la comptabilité et la vente – peuvent accéder aux mêmes informations pour leurs besoins spécifiques.
Retour dans le passé
Quand et comment le logiciel ERP a-t-il vu le jour ?
Le terme « ERP » a été inventé en 1990. Ses origines remontent toutefois aux années 1960 et se trouvent dans les méthodes de planification des besoins en composants qui ont été développées dans le cadre d'un impératif d'intégration de plus en plus poussée des fonctions de gestion de l'entreprise. D'Après WikiPédia, cette évolution a eu lieu en trois phases :
- MRP0, en anglais material requirements planning 0 (littéralement, « planification des besoins en matières 0 ») : méthode de calcul des besoins matière, mise au point en 1965 ;
- MRP1, en anglais material requirements planning 1 : première application industrielle de la gestion intégrée des flux de production, mise au point en 1971 ;
- MRP2, en anglais manufacturing resources planning 2 (litt. « planification des ressources pour la fabrication 2 ») : en plus du calcul des besoins nets en matières premières et composants, effectue une planification des lancements en tenant compte des capacités des ressources par période ; mise au point en 1979.
À partir de 1990, la logique introduite par le MRP s'étend progressivement à d'autres fonctions de l'entreprise, telles que la comptabilité et la gestion des ressources humaines, jetant ainsi les bases de l’ERP tel que nous le connaissons aujourd’hui.
Aujourd’hui, l’ERP s’est enrichi de la Business Intelligence (BI) et prend également en charge des fonctions de « front-office » telles que l’automatisation de la force de vente, l’automatisation du marketing et le commerce électronique. Grâce à ces améliorations des produits et aux succès remportés par ces systèmes, des entreprises issues des secteurs les plus divers (entreprises à forte croissance et PME) utilisent désomrais des systèmes ERP.
Avec le développement de l'internet, les ERP sont aussi proposés sous forme de Software-as-a-Service (SaaS) – également appelées « cloud computing ». Les solutions basées sur le cloud rendent non seulement les logiciels ERP plus abordables, mais facilitent également la mise en œuvre et la gestion de ces systèmes. L'ERP dans le cloud est disponible partout et tout moment, mais aussi permet de générer des rapports en temps réel, ce qui offre aux collaborateurs et aux dirigeants un cadre de travail rapide et transparent.
La valeur ajoutée de l'ERP pour l'entreprise
Fondamentalement, l'ERP aide les collaborateurs à travailler plus efficacement en supprimant les barrières entre les différentes entités de l'entreprise. Plus précisément, l'ERP est une solution qui :
- offre une vue globale et en temps réel sur les données, ce qui permet aux entreprises d'anticiper les problèmes et de mener à bien des améliorations ;
- permet de fomaliser et digitaliser les flux de travail (workflows) sous forme de suites de tâches ou d'opérations effectuées par une personne, un groupe de personnes, un organisme, etc ;
- améliore la conformité réglementaire et réduit les risques opérationnels.
À cela s'ajoutent plusieurs autres avantages :
- Intégration des processus de gestion, largement exploitée par les entreprises pour optimiser le suivi financier et le contrôle de gestion ;
- Cohérence et homogénéité des informations (un seul fichier articles, un seul fichier clients, etc.) ;
- Intégrité et unicité du SI facilitant la communication interne et externe ;
- Fiabilité : vous bénéficiez généralement d'un outil éprouvé par de nombreuses entreprises et en fiabilisation continue au titre de la maintenance éditeur.
- Évolutivité, garantie par la cohérence du modèle de données qui constitue le socle de tous les processus / fonctionnalités SI couverts. L'ERP permet une implémentation adaptée et progressive de ces processus / fonctionnalités.
- Rationalisation de l'architecture applicative et technique : diminution du nombre d'outils et par conséquent des interfaces entre ces outils, potentielle diminution ou optimisation des machines et serveurs supportant le système d'information.
- Minimisation des coûts : élimination des processus et systèmes superflux, élimination des interfaces entre les modules, synchronisation des traitements et réduction considérable des coûts liés à l’ensemble des opérations commerciales
Si l’on additionne ces avantages, l’intérêt de l’ERP, en particulier de l’ERP cloud, est évident. Grâce à une solution ERP, les collaborateurs ont accès à des informations précises qui leur permettent de prendre de meilleures décisions plus rapidement.
Mise en oeuvre d'un ERP
Un projet ERP est un projet de transformation structurante. Pour qu'un ERP soit un succès, il vous faut au moins :
- une mobilisation complète de l'entreprise dans toute sa largeur et à tous les niveaux hiérarchiques et
- un accompagnement par un intégrateur, certifié par l'éditeur de l'ERP et disposant des capacités humaines et techniques pour la bonne mise en œuvre de la solution.
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